Mithilfe der Aufgabenverwaltung kann das Eintragen der Verbrauchsdaten zw. verschiedenen Standorten, Abteilungen und Mitarbeitern besser gesteuert werden.
Die Aufgabenverwaltung ermöglicht, die Erfassung von Aktivitätsdaten standort- und kategoriespezifisch auf Abteilungen und Mitarbeiter zu verteilen, den Status der Dateneingabe verfolgen und Fristen für die Fertigstellung festlegen. Der Zugriff erfolgt über das Bilanzierungsmodul in der neuen Navigation, direkt rechts neben dem Reiter zur Dateneingabe.
Im Folgenden werden die Funktionen erläutert, die Ihnen im Rahmen der Aufgabenverwaltung zur Verfügung stehen.
Hinzufügen neuer Aufgaben:
Eine neue Aufgabe kann durch Klicken auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe erstellen“ in der rechten oberen Ecke erstellt werden. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie zwischen den vier Registerkarten Abteilung, Benutzer, Hierarchie und Verantwortlichkeiten wechseln können.
Im Reiter Abteilung kann eine Abteilung eingegeben oder aus den vorhandenen Abteilungen ausgewählt werden. Im Reiter Benutzer können bis zu fünf Benutzer aus der Abteilung ausgewählt werden, welche die Aufgabe ausführen sollen. Anschließend können über den Reiter Hierarchie durch Mehrfachselektion die Strukturelemente ausgewählt werden, für welche die Daten ermittelt werden sollen.
Im letzten Reiter namens Verantwortlichkeiten können Sie schließlich die Kategorien auswählen, welche Sie den Benutzern zuweisen möchten. Der lila Hinweis in der linken unteren Ecke des Pop-up-Fensters gibt Ihnen dabei den Hinweis, wie viele Strukturelemente oder Zuständigkeiten ausgewählt wurden. Mit einem Klick auf Bestätigen wird für jeden Benutzer und jede ausgewählte Verantwortlichkeit eine separate Aufgabe erstellt.
In der Liste der Aufgaben werden die Benutzer als Icon angezeigt, das aus den ersten beiden Buchstaben des Namens besteht. Hoovern über das Icon zeigt den vollständigen Namen des Benutzers an.
Aufgaben können auch ohne Benutzer, Strukturelemente und Verantwortlichkeiten angelegt werden. In diesem Fall bleibt die entsprechende Spalte, für die kein Element ausgewählt wurde, leer. Die Elemente können nachträglich über den Bleistift am Ende der Zeile hinzugefügt werden.
Notiz: Kategorien, die bereits in der Kategorienauswahl ausgeschlossen wurden, stehen Ihnen nicht mehr in den Verantwortlichkeiten in der Aufgabenverwaltung zur Verfügung.
Bearbeiten von Aufgaben:
Über das Stiftsymbol am Ende jeder Zeile können bestehende Aufgaben bearbeitet werden. Dabei ist zu beachten, dass pro Aufgabe maximal ein Benutzer und eine Verantwortlichkeit zugewiesen werden können. Zusätzliche Benutzer und Verantwortlichkeiten lassen sich durch das Erstellen neuer Aufgaben hinzufügen.
Den Status einer Aufgabe festlegen:
In der Spalte Status kann der zugewiesene BeNutzer den Fortschritt der Dateneingabe festhalten. Dabei stehen die vier Statusoptionen „Offen“, „In Arbeit“, „Überprüfung“ und „Erledigt“ zur Verfügung, welche über das Dropdown ausgewählt werden können. Zusätzlich können Benutzer auch auch den Status der Aufgaben anderer Benutzer und Abteilungen einsehen.
Eine Frist setzen:
In der Spalte Frist kann eine Deadline für die Aufgabe festgelegt werden. Standardmäßig wird beim Erstellen einer Aufgabe die Frist auf einen Monat nach dem Erstellungsdatum gesetzt. Dieses Datum kann durch Klicken auf das Kalender-Icon angepasst werden, indem im nun geöffneten Kalender ein neues Datum ausgewählt wird. Liegt die Frist in der Zukunft, ist das Kalender-Icon schwarz. Ist die Frist bereits abgelaufen, wird das Kalender-Icon rot eingefärbt.
Einen Kommentar hinterlassen:
Über das Sprechblasen-Icon am Ende jeder Zeile können Kommentare zur Aufgabe hinterlassen und vergangene Kommentare eingesehen werden. Dies ermöglicht die Kommunikation zwischen verschiedenen Benutzern und Abteilungen über den Climate Hub.
Filtern von Aufgaben:
Die angelegten Aufgaben können über die vier Filter Abteilung, Strukturelemente, Verantwortlichkeiten und Status gefiltert werden. Dies ist entweder über die Suchfunktion oder über die Mehrfachauswahl der Checkboxen möglich.
Links neben den Filtern befindet sich eine Übersicht aller verfügbaren Benutzer. Durch Anklicken des entsprechenden Icons können diese ausgewählt werden. Sind mehr als fünf Benutzer im System vorhanden, erscheint neben den ersten fünf Namen ein Icon mit der Anzahl weiterer Nutzer. Ein Klick auf dieses Icon öffnet ein Popup-Fenster, in dem alle verfügbaren Nutzer angezeigt und per Mehrfachauswahl ausgewählt werden können.
Benutzerrechte managen:
Die bisherigen Benutzerrechte in den Einstellungen werden durch die neue Aufgabenverwaltung ersetzt. Dadurch richten sich die Rechte für Editoren künftig nach den ihnen zugewiesenen Strukturelementen und Verantwortlichkeiten. Editoren ohne zugewiesene Aufgaben haben Zugriff auf alle Strukturelemente und Kategorien. Administratoren behalten ebenfalls uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Strukturelemente und Kategorien.
Für vergangene Berichte bleiben die bisher festgelegten Benutzerrechte bestehen. Zukünftige Änderungen an diesen Rechten müssen jedoch berichtsspezifisch über die Aufgabenverwaltung erfolgen. Zu diesem Zweck wurde die Abteilung General in der Aufgabenverwaltung eingerichtet. In dieser Abteilung wurden für alle Benutzer, deren Sichtbarkeit zuvor eingeschränkt war, entsprechende Aufgaben erstellt. Diese Aufgaben umfassen die ihnen bislang zugewiesenen Strukturelemente und Verantwortlichkeiten. Der Status der Aufgaben wurde auf Offen und die Deadline auf Ende des Berichtszeitraums gesetzt. Sie können diesen bei Bedarf selbst anpassen.
Für den Fall, dass Sie durch die Migration der Benutzerrechte in die Aufgabenverwaltung viele bestehende Aufgaben haben, können Sie die Filter nutzen, um sich eine Übersicht über noch zu erledigende Aufgaben zu verschaffen. Sollte Ihnen das immer noch zu unübersichtlich sein, können Sie die migrierten Aufgaben aus der Abteilung General auch erstmal vollständig löschen und neue Aufgaben anlegen.