Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Organisieren I Entitäten

Warum muss ich meine Organisationsstruktur im Nachhaltigkeitsbericht abbilden?
Als berichtende Organisation sind Sie verpflichtet, Ihre juristischen Einheiten, Konzernstrukturen (z. B. Tochtergesellschaften) sowie die für die Nachhaltigkeitsaufsicht relevanten Governance-Strukturen offenzulegen. Dies schafft Klarheit darüber, wie Verantwortlichkeiten und Entscheidungsfindung in Bezug auf Nachhaltigkeitsthemen innerhalb Ihrer Organisation organisiert sind.

Wie füge ich meine Geschäftseinheiten (Entitäten) im System hinzu?
Gehen Sie im linken Menü zu „Organisieren" und dann „Entitäten", klicken Sie dann auf „Entität hinzufügen" und geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Speichern Sie anschließend Ihre Änderungen. Die Geschäftseinheit erscheint danach als Zeile in der Übersicht „Entitäten". Achten Sie darauf, die Struktur Ihres Unternehmens exakt so abzubilden, wie sie in Ihrer aktuellen Organisationshierarchie besteht, indem Sie alle Einheiten einzeln hinzufügen.

Welche Arten von Entitäten kann ich anlegen und worin unterscheiden sie sich?
Jede Einheit kann als eine von drei Arten definiert werden: eine übergeordnete Einheit ("Root Entity"), eine juristische Einheit oder ein Standort/eine Niederlassung. So können Sie unterschiedliche Ebenen und Arten von Einheiten innerhalb Ihrer Organisationsstruktur präzise abbilden.

Wie definiere ich die Beziehungen zwischen den angelegten Entitäten?
Sobald Ihre Entitäten angelegt sind, gehen Sie in der Übersicht „Entitäten" zum Reiter „Beziehungen" und klicken Sie auf „Beziehung anlegen". Dort können Sie die Art der Beziehung sowie den prozentualen Eigentumsanteil für jede beteiligte Einheit festlegen.

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Organisieren I Benutzer

Wie füge ich einen neuen Nutzer hinzu?
Navigieren Sie zu Organisieren → Nutzer und klicken Sie auf Nutzer hinzufügen. Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Nutzers ein, weisen Sie ihm eine Rolle zu und klicken Sie auf Speichern.

Welche Informationen benötige ich, um einen neuen Nutzer anzulegen?
Sie benötigen eine gültige E-Mail-Adresse des Nutzers sowie die Entscheidung, welche Rolle er erhalten soll.

Welche Rollen gibt es und was darf ich damit tun?
Es gibt aktuell drei Rollen:

• Creator: Kann alle Funktionen nutzen – Inhalte erstellen, bearbeiten und löschen.
• Contributor: Kann alle Informationen lesen, aber nur die Datenpunkte bearbeiten, denen er explizit zugewiesen wurde.
• Viewer: Kann alle Informationen lesen, aber keine Änderungen vornehmen. Diese Rolle eignet sich z. B. für Wirtschaftsprüfer.

Welche Rolle erhalte ich als Administrator selbst?
Sie sind standardmäßig als Creator angelegt und haben damit Zugriff auf alle Funktionen.

Was passiert, nachdem ich einen neuen Nutzer gespeichert habe?
Der neu angelegte Nutzer erhält automatisch eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Dieser Link muss innerhalb von 24 Stunden angeklickt werden. Anschließend kann der Nutzer sein eigenes Passwort festlegen.

Was passiert, wenn der Nutzer den Bestätigungslink nicht rechtzeitig anklickt?
Der Link läuft nach 24 Stunden ab. Legen Sie in diesem Fall den Nutzer erneut an oder lösen Sie manuell eine neue Einladungs-E-Mail aus.

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Berichterstattung I Konfigurieren

Kann ich Sub-Entities nachträglich hinzufügen oder entfernen?

Ja, die Konfiguration eines konsolidierten Sets kann jederzeit in den Einstellungen angepasst werden.

Was passiert, wenn eine Sub-Entity noch keine Daten eingegeben hat?

Das System zeigt den aggregierten Wert auf Basis der vorhandenen Daten an. Fehlende Eingaben werden nicht als Null gewertet, sondern als „nicht vorhanden" – prüfen Sie in diesem Fall, ob das individuelle Set vollständig befüllt ist.

Können verschiedene Einheitstypen (z. B. juristische Personen und Standorte) in einem konsolidierten Set kombiniert werden?
Ja. Die Aggregationslogik gilt unabhängig vom Typ der Einheit. Entscheidend ist ausschließlich die Konfiguration des konsolidierten Sets.

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Berichterstellung I Vorbereiten

Wo wähle ich die wesentlichen Themen aus, zu denen ich berichten werde?
Gehen Sie im Bereich „Vorbereiten" zum Unterabschnitt „Themen". Wählen Sie dort Ihre relevanten Themen aus, indem Sie auf das „Plus"-Symbol auf der rechten Seite klicken. Sie können auch die Menüs auf der linken Seite neben jedem Hauptthema erweitern, um Themen auf Unterthemen-Ebene auszuwählen. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern.

Was ist das Modul „Doppelte Wesentlichkeit" und wie greife ich darauf zu?
Sofern Sie dieses Modul bei VERSO abonniert haben, können Sie direkt im Bereich „Vorbereiten" darauf zugreifen, indem Sie auf „Doppelte Wesentlichkeit" klicken. Nach dem Login in das Modul können Sie Ihre doppelte Wesentlichkeitsanalyse durchführen und die Ergebnisse in Ihren Bericht einfließen lassen.

Ich habe meine relevanten Themen bereits auf anderem Wege identifiziert. Muss ich sie trotzdem im System auswählen?
Ja. Auch wenn Ihre relevanten Themen bereits auf andere Weise identifiziert wurden, müssen sie zusätzlich manuell im Unterabschnitt „Themen" hinzugefügt werden. Sie sollten alle wesentlichen Themen auswählen; weitere, nicht wesentliche Themen können ebenfalls ausgewählt werden, sofern relevant.

Was bestimmt, welche Datenpunkte im Bereich „Sammeln" angezeigt werden, und wann sollte ich diesen Schritt abschließen?
Die im Bereich „Sammeln" angezeigten Datenpunkte richten sich direkt nach den unter „Themen" ausgewählten wesentlichen Themen. Dieser Vorbereitungsschritt muss daher abgeschlossen sein, bevor Sie mit der Datenerfassung im Bereich „Sammeln" beginnen.